元・大手企業管理職から学んだ「魅せる」プレゼンのポイント

プレッシャーのかかる会議が迫ってる!

来週、社内で研究報告会議があるので、先週後半あたりからその発表資料を作成していました。

報告会議は、事業担当役員と事業部長が一番前の席に(怖い顔して)陣取る会場で、100人弱に対してプロジェクトの進捗を発表する場。

研究が推進している(ゼニになる日に近づいている)ことをアピールする場でもあるので、役員→事業部長→研究部長→発表者とプレッシャーの連鎖が起きます。

しかも、今私が担当しているプロジェクトは全体の中でも高いステージにあり、上からの期待もすごいのです。

少し前に課題が発生して、きちんとそれを乗り越える施策を打ってますということを伝えなければならない。

 

これまでも報告会議のプレゼンではいろいろ苦労してきて、自分なりに成長してきたと思います。

特に力を入れてきたのは発表のストーリー作り

どんな流れで話せば聴く人に理解してもらえるか、心動かすことができるか。

その甲斐あってか、前回は研究部長さんチェックがほぼ一発OKでした(やたら細かい人なんで、これ、すごいことなんです)。

なので今回も意気込んで資料を作成したのですが・・・

上記のようなプロジェクトの状況もあって、部長からいくつかダメだしを食らいました。

こんなこともあろうかと、早めに作って早めに見せといてよかった。

元・大手企業管理職のマネージャーに添削してもらった

一通り修正した後、部長に再提出する前に、ふと思い立って、サポートしてくれているマネージャーに先に見せてみたんです。

この方は某有名国内大手企業から昨年転職してきた方(Fさんとします)。

Fさんは知識も経験も豊富で、いつも相談に乗ってもらっています。

今まで会議資料に関しては相談したことがなかったのですが、部長の壁をひょいと乗り超えるためには見てもらった方が早いと判断。

前は「一人でどうにかしなきゃ」って思ってたから、自ら誰かに見てもらうなんてできなかったのかもしれません。

今回はすんなりと。

頼みに行くと、Fさんは快く引き受けてくれました。

 

返ってきたアドバイスを受けて、再修正してみたら、自分でも嬉しくなるくらいいい感じの仕上がりに。

それを部長に見せると、「だいぶよくなったよ」「これなら(上の人に)納得してもらえるよ」とニコニコ顔。

よかったーとほっとすると共に、やっぱりFさんすごい!と感動しました。

(心の中では、Fさんのアドバイス部分だけでなく、私が1回目に自分で修正したところもなかなかよかったはずだもん、と思っている。笑)

 

前置きが長くなりましたが、Fさんから指摘されたことから、2点ポイントをまとめました。

分野が違っても何かのお役に立てるかもしれません。

会議に出席する一番偉い人の目線になってストーリーを考える

これは常に意識しているつもりですが、まだまだ修行不足でしょうか。

Fさんに「自分が役員だったら、こういうことが知りたいと思うんですよ」って教えてもらった内容は、わかっているつもりだけど資料に表現できていなかった。

要は、大きな流れを大事にしつつ、細かいことは切り捨てるんだけど、必要に応じてある程度細かいところも拾わなければいけない。

この加減が難しいです。

ストーリーづくり、奥深し。

データの結果説明を文章で入れる

今回、データ(表やグラフ)の下に、いきなり考察を書いていました。

部長が、文字が多すぎると削れというタイプの人ということもあり、なるべく文を減らそうという意識が働いたのか。

そしたらFさんの添削では、そこに結果の説明がごちゃっと文章でたくさん書かれていました。

(レイアウトは私の方がセンスあるな、と勝手に自負)

どうして書いたか、ということは仰らなかったのですが、説明を受けているときに「担当者外の人に迅速に理解してもらうため」「データの解釈を統一するため」という意図が感じ取れました。

当事者である自分はそのデータを見たら瞬時にわかるのですが、初めて見る人もいるので、理解を助けるには文章が有用です。

また、データによっては何通りにも解釈できることもあるので、担当者としてはこう読み取って、このような考察に結びつけたという流れを作って上げる必要があります。

まあわかるでしょ、口頭で説明すればいいや、といった奢りは危険ですね。

まとめ

プレゼンはストーリー作りが第一。

そして、資料の魅せ方も大切。

いろんな人に見てもらってアドバイスをいただくことで、違う視点が得られることを学びました。

これからも場数を踏んで磨きをかけ、さらにレベルアップしていきたいです。

 

#31

投稿者プロフィール

芽瑠(める)
芽瑠(める)
都内在住アラフォー企業研究者。職場の人間関係に悩んだ経験から、「自分らしさ」「自己肯定感」を模索する日々。特技は料理。長年の不定愁訴を解消すべく分子栄養学と結び付けて健康で美味しい食生活を目指している。好きなモノは美味しいものとオットくん。趣味は旅行と山歩きと飲み歩き。♦ Facebookページ ♦ Twitter